Σύστημα Ωρομέτρησης : Πώς να επιλέξετε ένα για την επιχείρησή σας

Η επιλογή ενός συστήματος ωρομέτρησης προσωπικού είναι μία απόφαση που επηρεάζει άμεσα την καθημερινή λειτουργία μίας επιχείρησης.

Αυτό το άρθρο καλύπτει αναλυτικά το θέμα: επιλογή συστήματος ωρομέτρησης.

Ένα σωστό σύστημα δεν αφορά μόνο την καταγραφή της ώρας προσέλευσης και αποχώρησης.

Αποτελεί ένα εργαλείο που βοηθά την επιχείρηση να οργανώσει:

• παρουσίες εργαζομένων
• βάρδιες
• ωράρια
• υπερωρίες
• αναφορές προσωπικού
• διαδικασίες HR

Σήμερα υπάρχουν πολλές διαφορετικές λύσεις στην αγορά:

• cloud συστήματα
• web-based εφαρμογές
• on-premise εγκαταστάσεις
• τερματικά με κάρτα
• βιομετρικά συστήματα
• mobile εφαρμογές

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.

Γιατί χρειάζεται μία επιχείρηση σύστημα ωρομέτρησης;

Όσο μεγαλώνει μία επιχείρηση, η χειροκίνητη διαχείριση παρουσιών γίνεται πιο δύσκολη.

Οι διαδικασίες με:

• χαρτί
• Excel
• χειρόγραφες καταστάσεις

μπορούν να δημιουργήσουν:

• λάθη καταγραφής
• απώλεια χρόνου
• δυσκολία στον έλεγχο ωραρίων
• προβλήματα στη διαχείριση βαρδιών

Ένα σύστημα ωρομέτρησης αυτοματοποιεί τη διαδικασία και προσφέρει πιο αξιόπιστα δεδομένα.

1. Αναλύστε πρώτα τις ανάγκες της επιχείρησής σας

Το πρώτο βήμα πριν αγοράσετε ένα σύστημα ωρομέτρησης είναι να κατανοήσετε πώς λειτουργεί η επιχείρησή σας.

Ρωτήστε:

Πόσους εργαζόμενους έχω;

Ένα σύστημα για 10 εργαζόμενους έχει διαφορετικές απαιτήσεις από ένα σύστημα για εκατοντάδες εργαζομένους.

Έχω βάρδιες;

Επιχειρήσεις όπως:

• βιομηχανίες
• ξενοδοχεία
• αποθήκες
• εστιατόρια

χρειάζονται πιο εξελιγμένη διαχείριση ωραρίων.

Έχω μία ή περισσότερες εγκαταστάσεις;

Σε επιχειρήσεις με πολλά σημεία είναι σημαντική η κεντρική διαχείριση.

Χρειάζομαι απομακρυσμένη πρόσβαση;

Για πολλές επιχειρήσεις η δυνατότητα ελέγχου από παντού είναι πλέον απαραίτητη.

2. Επιλέξτε τον σωστό τρόπο ταυτοποίησης εργαζομένων

Τα συστήματα ωρομέτρησης μπορούν να χρησιμοποιούν διαφορετικούς τρόπους αναγνώρισης.

RFID κάρτα

Μία από τις πιο διαδεδομένες λύσεις.

Πλεονεκτήματα:

• εύκολη χρήση
• γρήγορη καταγραφή
• απλή διαχείριση

PIN

Ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί προσωπικό κωδικό.

Mobile εφαρμογή

Κατάλληλη για:

• εργαζομένους εκτός εγκαταστάσεων
• εταιρείες με διαφορετικά σημεία
• σύγχρονα μοντέλα εργασίας

Βιομετρική ταυτοποίηση

Όπως:

• δακτυλικό αποτύπωμα
• αναγνώριση προσώπου

Προσφέρει υψηλή ακρίβεια ταυτοποίησης, αλλά απαιτεί προσοχή λόγω GDPR και σωστή αξιολόγηση πριν την εφαρμογή.

3. Μην κοιτάτε μόνο το μηχάνημα, δείτε το λογισμικό

Ένα συχνό λάθος είναι η επιλογή συστήματος μόνο με βάση το τερματικό παρουσίας.

Στην πραγματικότητα, η καθημερινή αξία βρίσκεται στο λογισμικό.

Ένα ολοκληρωμένο σύστημα πρέπει να μπορεί να προσφέρει:

✔ διαχείριση εργαζομένων

✔ αναφορές παρουσιών

✔ έλεγχο ωραρίων

✔ διαχείριση βαρδιών

✔ παρακολούθηση υπερωριών

✔ ιστορικό δεδομένων

✔ εύκολη αναζήτηση πληροφοριών

Το hardware καταγράφει την παρουσία.

Το software βοηθά την επιχείρηση να διαχειριστεί αποτελεσματικά το προσωπικό.

4. Ελέγξτε αν το σύστημα υποστηρίζει τις βάρδιες σας

Για επιχειρήσεις που λειτουργούν με βάρδιες, η απλή καταγραφή εισόδου και εξόδου δεν είναι αρκετή.

Ένα σωστό σύστημα πρέπει να υποστηρίζει:

• κυλιόμενες βάρδιες
• διαφορετικά ωράρια
• νυχτερινή εργασία
• αλλαγές προγράμματος
• υπερωρίες

Η σωστή διαχείριση βαρδιών μειώνει λάθη και βοηθά το HR να έχει καλύτερο έλεγχο.

5. Cloud, Web-Based ή On-Premise;

Ένα σημαντικό κριτήριο επιλογής είναι ο τρόπος λειτουργίας.

Cloud σύστημα ωρομέτρησης

Κατάλληλο για επιχειρήσεις που θέλουν:

• πρόσβαση από παντού
• μικρότερη ανάγκη υποδομών
• εύκολη επέκταση

Web-Based σύστημα

Προσφέρει:

• πρόσβαση μέσω browser
• εύκολη χρήση
• κεντρική διαχείριση

On-Premise σύστημα

Εγκαθίσταται στις υποδομές της επιχείρησης.

Μπορεί να προτιμηθεί όταν υπάρχουν:

• συγκεκριμένες απαιτήσεις IT
• ανάγκη ελέγχου υποδομής
• ειδικές πολιτικές ασφαλείας

6. Εξετάστε τη διασύνδεση με άλλα συστήματα

Ένα σύγχρονο σύστημα ωρομέτρησης δεν πρέπει να λειτουργεί απομονωμένα.

Η δυνατότητα σύνδεσης με:

• HR λογισμικό
• μισθοδοσία
• ERP
• συστήματα ελέγχου πρόσβασης

μπορεί να μειώσει σημαντικά τη χειροκίνητη εργασία.

7. Προσέξτε τη συμβατότητα με GDPR

Η διαχείριση δεδομένων εργαζομένων απαιτεί σωστή προστασία.

Πριν την επιλογή, εξετάστε:

• πού αποθηκεύονται τα δεδομένα
• ποιος έχει πρόσβαση
• πώς προστατεύονται οι πληροφορίες
• τι δεδομένα συλλέγονται

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται σε λύσεις που χρησιμοποιούν βιομετρικά δεδομένα.

8. Σκεφτείτε την ανάπτυξη της επιχείρησής σας

Ένα σύστημα πρέπει να μπορεί να μεγαλώσει μαζί σας.

Ρωτήστε:

• Μπορώ να προσθέσω νέους εργαζόμενους;
• Μπορώ να προσθέσω νέα σημεία;
• Μπορώ να αυξήσω τους χρήστες;
• Υπάρχουν επιπλέον δυνατότητες στο μέλλον;

Η σωστή επιλογή σήμερα πρέπει να καλύπτει και τις αυριανές ανάγκες.

Σύστημα ωρομέτρησης και Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας

Είναι σημαντικό να ξεκαθαριστεί:

Το σύστημα ωρομέτρησης δεν είναι η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας.

Η Ψηφιακή Κάρτα αφορά την καταγραφή χρόνου εργασίας στο πλαίσιο των υποχρεώσεων της επιχείρησης.

Το σύστημα ωρομέτρησης βοηθά την επιχείρηση:

• να οργανώνει παρουσίες
• να διαχειρίζεται ωράρια
• να μειώνει λάθη
• να έχει καλύτερη εικόνα λειτουργίας

10 ερωτήσεις πριν αγοράσετε σύστημα ωρομέτρησης

Πριν επιλέξετε λύση, απαντήστε:

1. Πόσους εργαζομένους θέλω να διαχειρίζομαι;
2. Έχω βάρδιες;
3. Χρειάζομαι πρόσβαση από διαφορετικά σημεία;
4. Θέλω cloud ή τοπική εγκατάσταση;
5. Χρειάζομαι σύνδεση με μισθοδοσία;
6. Τι αναφορές χρειάζομαι;
7. Υπάρχει τεχνική υποστήριξη;
8. Είναι εύκολο στη χρήση;
9. Καλύπτει GDPR απαιτήσεις;
10. Μπορεί να επεκταθεί στο μέλλον;

Συμπέρασμα

Η επιλογή συστήματος ωρομέτρησης δεν πρέπει να γίνεται μόνο με βάση την τιμή.

Η σωστή λύση πρέπει να συνδυάζει:

• αξιοπιστία
• ευκολία χρήσης
• ασφάλεια δεδομένων
• δυνατότητα επέκτασης
• υποστήριξη

Ένα σωστά επιλεγμένο σύστημα παρουσίας μπορεί να βοηθήσει μία επιχείρηση να μειώσει λάθη, να εξοικονομήσει χρόνο και να αποκτήσει καλύτερο έλεγχο στη διαχείριση προσωπικού.