Η επιλογή ενός συστήματος ωρομέτρησης προσωπικού είναι μία σημαντική απόφαση για κάθε επιχείρηση που θέλει καλύτερη οργάνωση παρουσιών, διαχείριση βαρδιών και αξιόπιστα δεδομένα για το ανθρώπινο δυναμικό της.
Ένα από τα βασικά ερωτήματα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις είναι:
«Να επιλέξω cloud σύστημα ωρομέτρησης, web-based λύση ή on-premise εγκατάσταση;»
Η σωστή απάντηση εξαρτάται από:
- το μέγεθος της επιχείρησης
- τον αριθμό εργαζομένων
- τον τρόπο λειτουργίας
- τις ανάγκες ασφάλειας
- την ανάγκη απομακρυσμένης πρόσβασης
Κάθε μοντέλο έχει διαφορετικά πλεονεκτήματα και περιορισμούς.
Τι είναι ένα σύστημα ωρομέτρησης;
Ένα σύστημα ωρομέτρησης είναι μία λύση που επιτρέπει στην επιχείρηση να καταγράφει και να διαχειρίζεται:
- παρουσίες εργαζομένων
- ώρες προσέλευσης και αποχώρησης
- βάρδιες
- υπερωρίες
- απουσίες
- αναφορές προσωπικού
Σήμερα, τα συστήματα ωρομέτρησης έχουν εξελιχθεί σημαντικά και δεν περιορίζονται μόνο σε ένα τερματικό παρουσίας.
Μπορούν να συνδεθούν με:
- λογισμικά HR
- μισθοδοσία
- έλεγχο πρόσβασης
- πολλαπλές εγκαταστάσεις
Τι σημαίνει Cloud σύστημα ωρομέτρησης;
Ένα cloud σύστημα ωρομέτρησης λειτουργεί μέσω διαδικτύου και τα δεδομένα αποθηκεύονται σε υποδομές cloud.
Η επιχείρηση δεν χρειάζεται να διατηρεί δικό της server για τη λειτουργία του συστήματος.
Η πρόσβαση γίνεται συνήθως μέσω:
- browser
- εφαρμογής
- ασφαλούς σύνδεσης
Πλεονεκτήματα Cloud ωρομέτρησης
Πρόσβαση από παντού
Η διοίκηση ή το HR μπορούν να βλέπουν δεδομένα από οποιοδήποτε σημείο.
Ιδιαίτερα χρήσιμο για:
- επιχειρήσεις με πολλά καταστήματα
- εταιρείες με διαφορετικές εγκαταστάσεις
- απομακρυσμένη διαχείριση προσωπικού
Δεν απαιτείται τοπικός server
Μειώνονται:
- κόστος υποδομών
- ανάγκες συντήρησης
- τεχνικές εργασίες
Αυτόματες ενημερώσεις
Οι νέες λειτουργίες και βελτιώσεις εφαρμόζονται χωρίς σύνθετες διαδικασίες εγκατάστασης.
Εύκολη επέκταση
Μία επιχείρηση μπορεί να προσθέσει:
- νέους εργαζόμενους
- νέα σημεία
- περισσότερους χρήστες
πιο εύκολα.
Πιθανοί περιορισμοί Cloud λύσης
Παρότι το cloud προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα, πρέπει να εξεταστούν:
- η ποιότητα σύνδεσης internet
- οι απαιτήσεις ασφαλείας της επιχείρησης
- η πολιτική διαχείρισης δεδομένων
Για αυτό είναι σημαντική η επιλογή αξιόπιστου παρόχου.
Τι είναι Web-Based σύστημα ωρομέτρησης;
Ένα web-based σύστημα είναι μία εφαρμογή που λειτουργεί μέσω web περιβάλλοντος.
Ο χρήστης συνδέεται μέσω browser χωρίς να χρειάζεται απαραίτητα εγκατάσταση ειδικού λογισμικού στους υπολογιστές.
Στην πράξη, πολλά σύγχρονα cloud συστήματα είναι web-based.
Η βασική διαφορά είναι ότι ο όρος web-based περιγράφει κυρίως τον τρόπο πρόσβασης, ενώ το cloud αφορά περισσότερο την υποδομή φιλοξενίας.
Πλεονεκτήματα Web-Based ωρομέτρησης
Ευκολία χρήσης
Οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση από έναν απλό browser.
Κεντρική διαχείριση
Το HR μπορεί να διαχειρίζεται:
- εργαζόμενους
- ωράρια
- αναφορές
από ένα σημείο.
Κατάλληλο για σύγχρονες επιχειρήσεις
Ιδιαίτερα για οργανισμούς που θέλουν ευελιξία και γρήγορη πρόσβαση.
Τι είναι On-Premise σύστημα ωρομέτρησης;
Το on-premise σύστημα εγκαθίσταται στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης.
Τα δεδομένα και η εφαρμογή φιλοξενούνται σε υποδομές που ελέγχει η ίδια η εταιρεία.
Πλεονεκτήματα On-Premise ωρομέτρησης
Πλήρης έλεγχος υποδομής
Η επιχείρηση έχει μεγαλύτερο έλεγχο πάνω στο περιβάλλον λειτουργίας.
Κατάλληλο για ειδικές απαιτήσεις
Μπορεί να προτιμηθεί από οργανισμούς με:
- αυστηρές πολιτικές IT
- ειδικές απαιτήσεις ασφαλείας
- εσωτερικές υποδομές
Λειτουργία χωρίς εξάρτηση από εξωτερική πλατφόρμα
Σε ορισμένα περιβάλλοντα αυτό αποτελεί σημαντικό πλεονέκτημα.
Μειονεκτήματα On-Premise λύσης
Απαιτεί συνήθως:
- server
- τεχνική υποστήριξη
- συντήρηση
- ενημερώσεις
Η επιχείρηση αναλαμβάνει μεγαλύτερη ευθύνη διαχείρισης.
Cloud vs Web-Based vs On-Premise: Ποια είναι η διαφορά;
| Χαρακτηριστικό | Cloud | Web-Based | On-Premise |
|---|---|---|---|
| Πρόσβαση από παντού | Ναι | Ναι | Ανάλογα |
| Server στην επιχείρηση | Όχι | Όχι απαραίτητα | Ναι |
| Συντήρηση από επιχείρηση | Μικρή | Μικρή/μεσαία | Μεγαλύτερη |
| Κατάλληλο για πολλαπλά σημεία | Ναι | Ναι | Ναι με υποδομή |
| Έλεγχος υποδομής | Μικρότερος | Εξαρτάται | Μεγαλύτερος |
Ποιο σύστημα ωρομέτρησης είναι καλύτερο για μία βιομηχανία;
Δεν υπάρχει μία λύση που να ταιριάζει σε όλες τις επιχειρήσεις.
Μία βιομηχανία με:
- πολλές βάρδιες
- μεγάλο προσωπικό
- πολλαπλά τμήματα
μπορεί να χρειάζεται διαφορετική προσέγγιση από μία μικρή επιχείρηση γραφείου.
Σημαντικά κριτήρια είναι:
- αριθμός εργαζομένων
- σημεία παρουσίας
- ανάγκες παραγωγής
- ανάγκες αναφορών
- σύνδεση με άλλα συστήματα
Ποιο σύστημα είναι καλύτερο για επιχειρήσεις με πολλά καταστήματα;
Συνήθως οι cloud και web-based λύσεις προσφέρουν σημαντικό πλεονέκτημα επειδή επιτρέπουν:
- κεντρική διαχείριση
- ενιαία εικόνα παρουσιών
- πρόσβαση από διαφορετικές τοποθεσίες
Ποιο σύστημα είναι καλύτερο για Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;
Χρειάζεται να γίνει μία σημαντική διευκρίνιση:
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας δεν καθορίζει αν ένα σύστημα πρέπει να είναι cloud ή on-premise.
Η επιλογή αφορά τον τρόπο λειτουργίας της τεχνολογικής λύσης.
Ένα σωστό σύστημα ωρομέτρησης μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση:
- στη σωστή καταγραφή παρουσιών
- στη διαχείριση ωραρίων
- στη μείωση λαθών
- στην καλύτερη οργάνωση προσωπικού
GDPR και επιλογή συστήματος ωρομέτρησης
Ανεξάρτητα από το μοντέλο λειτουργίας, η επιχείρηση πρέπει να εξετάζει:
- ασφάλεια δεδομένων
- δικαιώματα πρόσβασης
- προστασία προσωπικών δεδομένων
- πολιτικές διατήρησης δεδομένων
Η τεχνολογία πρέπει να υποστηρίζει όχι μόνο τη λειτουργία αλλά και τη σωστή διαχείριση πληροφοριών.
Πώς να επιλέξετε το σωστό σύστημα ωρομέτρησης;
Πριν την επιλογή, μία επιχείρηση πρέπει να απαντήσει:
Πόσους εργαζομένους έχω;
Έχω μία ή περισσότερες εγκαταστάσεις;
Χρειάζομαι απομακρυσμένη πρόσβαση;
Θέλω σύνδεση με HR ή μισθοδοσία;
Πόσο σημαντική είναι η αυτοματοποίηση;
Ποιος θα διαχειρίζεται το σύστημα;
Συμπέρασμα
Η επιλογή μεταξύ cloud, web-based και on-premise συστήματος ωρομέτρησης εξαρτάται από τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης.
Οι cloud και web-based λύσεις προσφέρουν ευελιξία, εύκολη πρόσβαση και μικρότερη ανάγκη υποδομών.
Οι on-premise λύσεις προσφέρουν μεγαλύτερο έλεγχο της υποδομής και μπορούν να καλύψουν ειδικές απαιτήσεις.
Το σημαντικότερο δεν είναι μόνο η τεχνολογία που θα επιλεγεί, αλλά το πόσο καλά ανταποκρίνεται στις ανάγκες λειτουργίας, ασφάλειας και ανάπτυξης της επιχείρησης.
